Co zrobić gdy toniesz w morzu zadań? Jak priorytetyzować pracę zespołu?

Toniesz w morzu zadań? Właśnie kończy się piątek a Twoja lista „to do” na ten tydzień wcale nie zmalała? Co zrobić?

Metody są różne:

1. Wyrzuć listę do kosza wychodząc dziś punkt 17:00 z biura. W poniedziałek zacznij od nowa, czekając aż niektóre zadania z listy niejako zgłoszą się do Ciebie same: a to przez rozzłoszczonego szefa, a może przez niezadowolonego klienta, albo też przez sfrustrowanego Ciebie we własnej osobie. A może zadania wcale nie dadzą Ci spokojnie spędzić weekendu?

Tej metody stanowczo nie polecam.

2. Zostań dziś w biurze do północy. Zrób wszystko by wyczyścić listę. Możliwe, że część zadań wykonasz na przysłowiowe półgwizdka, a części i tak nie da się z różnych powodów niezależnych od Ciebie dziś zrobić. Zawsze możesz jednak zostać po godzinach by uśpić swoje wyrzuty sumienia i przynamniej porozsyłać wszystkim maile, tak by każdy temat był niejako przez Ciebie „zaopiekowany”, jeszcze w tym tygodniu.  W poniedziałek wrócisz do pracy i zajmiesz się wszystkim od nowa.

Tej metody również szczerze nie polecam.

3. Zastosuj Macierz Eisenhowera.

W tym celu uprzątnij swoje biurko. Pozbądź się trzech kubków po kawie, luźnych kartek w postaci brudnopisów, żółtych karteczek oblepiających Twój monitor z zadaniami do wykonania, wycisz telefon, zdjęcie z wakacji możesz jak najbardziej zostawić 😉

Weź dwa głębokie wdechy. Trzeci też nie zaszkodzi.

Spójrz w okno.

Jeśli nadal czujesz się spięty, zrób sobie 1-minutowy spacer, najlepiej z zaczerpnięciem świeżego powietrza.

Wróć do biurka. Usiądź i stwórz listę wszystkich zadań, które planowałeś wykonać w tym tygodniu. W tym celu możesz zweryfikować swoją aktualną listę, która spędza Ci sen z powiek.

Lista może mieć 6 pozycji, 20 albo 100. To nie ma znaczenia.

Jak już będzie gotowa, zastanów się, które z elementów na tej liście są PILNE. Pilne będą zadania z najkrótszym terminem realizacji. Często zaplanowane na dziś, a nawet na wczoraj. Niewykonanie tych zadań może, ale nie musi wiązać się z poważniejszymi konsekwencjami. Najważniejszy jest termin, a właściwie jego bliskość. Wszystkie z zadań na liście określ jako pilnie lub niepilne. Nie ma tutaj taryfy ulgowej. Myśl tylko o terminie.

W drugiej kolejności zastanów się które z tych zadań są WAŻNE. Jakie zadania będą ważne? Odpowiedź na to pytanie nie jest już taka zero-jedynkowa jak w przypadku pilności. Jeśli masz do czynienia z projektem, rozważ ważność zadania w odniesieniu do celu projektu, do korzyści jaką projekt ma zrealizować. Jeśli dane zadanie wpływa na cel projektu, jest ważne. Gdybyś nadal miał wątpliwości możesz wesprzeć się dodatkowymi pytaniami (tzw. pytaniami kartezjańskimi):

1. Co się stanie, jeśli to zrobisz?
2. Co się stanie, jeśli tego nie zrobisz?
3. Co się nie stanie, jeśli to zrobisz?
4. Co się nie stanie, jeśli tego nie zrobisz?

Oczywiście pytania możesz modyfikować odpowiednio do kontekstu, np. Które wymaganie klienta zostanie spełnione, jeśli to zrobię? Który cel nie zostanie zrealizowany, jeśli tego nie zrobię? Jakie ryzyko się zmaterializuje, jeśli tego nie zrobię?

Wszystkie zadania na Twojej liście muszą być opisane jako ważne lub nieważne, pilne lub niepilne.

W następnym kroku umieszczasz je na macierzy Eisenhowera:

Jeśli w tym momencie pomyślałeś o prezydencie Stanów Zjednoczonych, strzeliłeś w dziesiątkę. To właśnie Eisenhowerowi, prezydentowi USA, dowódcy wojsk amerykańskich, człowiekowi wybitnie efektywnie zarządzającemu swoim czasem przypisuje się prawa autorskie do wspomnianej macierzy (nazywanej również macierzą priorytetów). Eisenhower oczywiście nie poprzestał na klasyfikacji zadań, ale również sformułował następujące zasady:

1. Ważność jest istotniejsza od pilności.
2. Ważne zadania, należy wykonywać zanim staną się pilne.
3. Jeśli zadanie nie jest ani ważne, ani pilne, nie zajmuj się nim.

W myśl tej zasady wzór na priorytetyzowanie zadań w projekcie mógłby wyglądać następująco:

Niech posłuży Wam jako ściąga. U mnie wisi na ścianie nad biurkiem – serio! 🙂

Całe zadanie możecie wykonać razem z zespołem projektowym – gorąco polecam! Szybko okaże się jak różnie interpretujecie pilność i ważność zadań. Warto stawić temu czoła. Można to zrobić wspólnie z właścicielem biznesowym, Product Ownerem, klientem, sponsorem.

Używam tego narzędzia gdy tylko czuję, że zaczynam nieefektywnie spędzać czas, żonglując między kilkoma zadaniami naraz. Albo gdy nie mogę porozumieć się z Klientem co do priorytetów w projekcie, bądź co do wymagań wobec produktu.

O czym warto pamiętać stosując macierz Eisenhowera?

1. Jest to obrazek sytuacji w projekcie. Nie jest to konkretna miara, statystyka, czy wyliczenia ze wzoru.
2. Zadania, które dzisiaj są ważne i pilne jutro mogą być mniej ważne i zupełnie niepilne. Wszystko zależy od perspektywy i zmieniających się okoliczności.
3. Z dwóch ważnych zadań jedno może być ważniejsze, umieszczenie ich w odpowiednim miejscu na macierzy pozwala zarządzić również tym aspektem.

Idąc krok dalej, przy nieskomplikowanym projekcie, można by taką macierzą potraktować nasz product backlog i już wiemy czym zająć się w pierwszej iteracji. Szybko też zidentyfikujemy najbardziej krytyczne obszary. Będą dotyczyły wymagań ważnych i pilnych, ale niemożliwych do zrobienia w pierwszych iteracjach. O nich też warto wiedzieć, które to są. Dzięki temu możemy efektywnie zarządzać naszymi interesariuszami.

Ciekawe czy Wam się przydało? 🙂

Anna Jaszczołt